Wikimedia Eesti reisipoliitika

WMEE reisipoliitika võeti ühehäälselt vastu MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 24. septembril 2013. Strateegia koostamisel olid aluseks teiste Wikimedia haruorganisatsioonide, Eesti mittetulundusühenduste ja ettevõtete vastavad dokumendid, Eesti tööseadustik ning Wikimedia Foundationi mõnede allüksuste (eelkõige Grant Acquisition Committee ja Funds Dissemination Committee) reeglid, nõuded ja soovitused.

MTÜ esindamine

1. MTÜ juhatus võib saata MTÜ liikmeid (sh juhatuseliikmeid), töötajaid ja partnereid osalema Wikimedia liikumisega seotud üritustel, kui see osutub vajalikuks. Vajaduse korral sellistel üritustel osalemine on töötajate ametikirjelduste üks oluline osa.

2. Samuti võib vajaduse korral saata MTÜ liikmeid, töötajaid ja partnereid esindama MTÜ-d üritustel, mis ei ole Wikimedia liikumisega otseselt seotud, kuid millel osalemine on Wikimedia Eestile oluline, või muudel juhtumitel seoses MTÜ tööga.

3. MTÜ esindajana eelistatakse üldjuhul MTÜ liikmeid ja töötajaid, partnereid kaasatakse ja nende kulusid kaetakse erandkorras juhatuse otsuse alusel.

4. MTÜ liige või töötaja võib osaleda mis tahes üritustel või tegevustes, kuid selleks, et MTÜd ametlikult esindada või sõlmida MTÜ nimel kokkuleppeid, peab ta olema volitatud juhatuse otsusega.

Reisikulude kompenseerimine

5. MTÜ juhatuse otsuse põhjal võib MTÜ liige (sh juhatuseliige) taotleda juhatuselt enda reisikulude katmist. MTÜ liige peab sel juhul kirjutama reisist aruande, soovitavalt blogipostitusena WMEE blogis.

6. Töötajate kulud tuleb katta vastavalt Eesti seadustele.

7. MTÜ esindajana lähetatud isik peab hoidma kompenseeritavad kulud mõistlikkuse piires. Kulude kompenseerimise mahu otsustab MTÜ juhatus vastavalt MTÜ võimalustele.

8. Üldjuhul ei kuulu kompenseerimisele toitlustuskulud ja muud Eesti seaduste kohaselt erisoodustusteks peetavad kulud. Erandite üle otsustab MTÜ juhatus.

9. Soovitav on sõlmida kokkulepe reisiaruande esitamiseks ka MTÜd esindavate partneritega.

10. Aruandlusnõude täitmine võib olla üks kriteeriumeid järgnevate reisilähetuste arutamisel ja reisikulude kompenseerimisel.

11. MTÜ juhatusel on õigus otsustada, et MTÜ maksab lähetusse saadetud töötajale või juhatuse liikmele päevarahasid Eesti seadustega ettenähtud korras ja piirides. Sellisel juhul kohustub lähetatu esitama kõik Eesti seadustega ettenähtud dokumendid.

Reisikulude eelarvestamine

12. Võimaluste piires planeerib juhatus välisreiside ja pikemate Eesti-siseste reiside kulud iga-aastasesse eelarvesse.

Kinnitatud MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 24. septembril 2013.