Wikimedia Eesti rahanduspoliitika

Allikas: Wikimedia Eesti
Jump to navigation Jump to search

Wikimedia Eesti rahanduspoliitika võeti ühehäälselt vastu MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 21. jaanuaril 2014. Poliitika koostamisel olid aluseks teiste Wikimedia haruorganisatsioonide (eelkõige Wikimedia UK ja Wikimedia DC), Eesti mittetulundusühenduste ja ettevõtete vastavad dokumendid, Eesti tööseadustik ning Wikimedia Foundationi mõnede allüksuste (eelkõige Grant Advisory Committee ja Funds Dissemination Committee) reeglid, nõuded ja soovitused.

1. Rahanduspoliitika eesmärk[muuda]

Rahanduspoliitika eesmärgiks on tagada Mittetulundusühing Wikimedia Eesti finantsegevuse kooskõla vastavate rahvusvaheliste ning riiklike seaduste, mittetulunduslike organisatsioonide ja Wikimedia Foundation’i finantstegevusliku hea tavaga.

2. Finantstegevuse üldised põhimõtted[muuda]

Wikimedia Eesti rahanduspoliitika üldpõhimõteteks on:

  1. Wikimedia Eesti varade kaitsmine kaotuste, kahjustuste või võimaliku pettuse eest.
  2. Wikimedia Eesti varade kasutamine ühingu eesmärkide saavutamiseks tõhusaimal võimalikul moel.
  3. Wikimedia Eesti varasid puudutavade ohtude hindamne ja haldamine.
  4. Wikimedia Eesti varasid puudutavatele ohtudele vastavate kontrollmehhanismide sisseseadmine ning rakendamine.
  5. Wikimedia Eesti finantstegevuse registreerimine vastavalt rahvusvahelistele ja riiklikele seadustele ning heale raamatupidamistavale.
  6. Wikimedia Eesti finantsaruandluse selguse ja läbipaistvuse tagamine.
  7. Wikimedia Eesti finantstegevustega seotud õiguste ja kohustuste jagamine võimaliku üleliigse kohustuskoormuse ning liigse võimu koondumise vältimiseks.

3. Finantstegevuse kavandamine[muuda]

  1. Wikimedia Eesti koostab igaks finantsaastaks ühingu tegevuskavaga kooskõlas oleva aastaeelarve.
  2. Wikimedia Eesti järgneva aasta eelarve visand peab olema valmis vähemalt kuu aega enne finantsaasta lõppu, mil see esitatakse läbivaatamiseks ühingu liikmetele.
  3. Wikimedia Eesti juhatus kinnitab järgmise finantsaasta eelarve hiljemalt eelneva finantsaasta viimasel kuupäeval.
  4. Aastaeelarve peab olema planeeritud tasakaalus või ülejäägiga. Erandid on võimalikud juhatuse otsusega hästi põhjendatud juhtudel.
  5. Kõik aastaeelarves ette nähtud kulutused peavad olema kaetud tuludega.
  6. Üksikprojektide töö ja eelarve tuleb planeerida nii, et see ei kahjustaks organisatsiooni jätkusuutlikkust. Kui rahastamine pole kindel, peab olema võimalik kas korraldada projekt väiksemas mahus, edasi lükata või leida alternatiivne rahastus.

4. Tulupoliitika[muuda]

  1. WMEE eesmärk on mitmekesistada tulubaasi, et tagada organisatsiooni jätkusuutlikkus.
  2. Toetuste, eraldiste ja grantide taotlemisel lähtutakse finantseerimisallikate nõuete kohalduvusest WMEE tegevuspõhimõtete, üldiste ning konkreetsete projektide ja programmide eesmärkidega.
  3. Kõikidest 1000 eurot ületavad toetus-, eraldis- ja granditaotlustest ning nende eraldamisel sõlmitud lepingutest tuleb teavitada kõiki ühingu liikmeid ning vastavad dokumendid tuleb teha ühingu liikmetele kättesaadavaks.
  4. Sihtotstarbeliste annetuste saamisel sõlmitakse annetajaga annetusleping, mis sätestab annetuse kasutamise tingimused, kusjuures kõikidest sõlmitud annetuslepingutest teavitatakse kõiki ühingu liikmeid ning vastavad dokumendid tehakse ühingu liikmetele kättesaadavaks.

5. Kulupoliitika[muuda]

  1. Üle 100 euro suurused kulutused peavad olema tehtud juhatuse otsuse alusel. Samuti peab olema dokumenteeritud müüja või teenusepakkuja valiku põhjendus, olgu siis võrdlevate pakkumiste, senise koostöökogemuse, kompetentsust kinnitavate dokumentide vms näol.
  2. Võimaluste piires planeerib juhatus kõik kulud iga-aastasesse eelarvesse.
  3. Kõik kulutused peavad olema kaetud kuludokumentidega (arved, kviitungid, lepingud jms) või kulude kompenseerimise taotlustega.
  4. Sularahaoperatsioone tehakse ühingus minimaalselt,
  5. Kõik 639,14 eurot ületavad soetused võetakse arvele Wikimedia Eesti põhivarana ning põhivara soetamisest teavitatakse kõiki ühingu liikmeid.
  6. Kõikidest 1000 eurot ületavatest tehingutest tuleb teavitada kõiki ühingu liikmeid ning kulutust puudutavad dokumendid tuleb teha ühingu liikmetele kättesaadavaks. Erandiks on töötajate töötasud, mille võib avalikustada ainult vastastikusel kokkuleppel, ning transpordikulud, millest eraldi ei teavitata.

6. Pangakaartidega arveldamine[muuda]

  1. Deebet- ja krediitkaartide kasutuselevõtu või kasutamise lõpetamise otsustab mittetulundusühingu juhatus. Kaardivaldaja(d) määratakse juhatuse otsusega ning juhatus vastutab kaardivaldajale kaardi kasutamiseks tarviliku teabe edastamise eest.
  2. Kaardivaldaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest.
  3. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- või teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Isiklike ostude tegemine mittetulundusühingu deebet- või krediitkaardiga on keelatud. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ning kaardivaldaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga mittetulundusühingule tekitatud kahju.
  4. Kaardivaldaja ei tohi avaldada mittetulundusühingu deebet- või krediitkaardi isiklikku identifitseerimisnumbrit (PIN-koodi) ega paroole kolmandale isikule. Kaardivaldaja ei tohi anda mittetulundusühingu deebet- või krediitkaarti kolmanda isiku valdusse ega jätta järelvalveta kohta, kust see võiks sattuda kolmanda isiku kasutusse.
  5. Kaardivaldaja kohustub hüvitama kõik kulud, mis on tekkinud kaardi kolmanda isiku valdusse sattumisest, kui ta ei tõenda, et see ei toimunud tema süü tõttu.
  6. Kaardivaldaja esitab mittetulundusühingu juhatusele või viimase korraldusel raamatupidajale kõikide kuu jooksul tehtud kaarditehingute algdokumendid või majanduskulude aruande koos algdokumentidega hiljemalt järgneva kuu viiendaks tööpäevaks. Algdokument peab olema vormistatud kooskõlas mittetulundusühingu kuludokumentide vormistamise eeskirjaga.
  7. Kaardivaldaja pikaaegse lähetuse korral esitab ta mittetulundusühingu deebet- või krediitkaardi kuluaruande tähtajaks e-posti teel mittetulundusühingu juhatuse või kõikide juhatuse liikmete meiliaadressi(de)le ja lähetusest saabumisel lisab aruandele kulude algdokumendid.
  8. Algdokumentide vastavust kehtestatud nõuetele ja tehtud kaarditehingute sihtotstarbelisust kontrollib mittetulundusühingu juhatuse liige või viimase korraldusel raamatupidaja.

7. Kontrollmehhanismid[muuda]

  1. Wikimedia Eesti pangakontodel talletatud finantsvaradele peab olema ligipääs vähemalt kahel juhatuse liikmel ning raamatupidajal.
  2. Kassa on ühe vastutava juhatuse liikme valduses.
  3. Varasid inventeeritakse vastavasisulise juhatuse otsusega ning inventuuri viib läbi selleks otstarbeks ühingu liikmetest moodustatud vähemalt kolmeliikmeline komisjon.
  4. Wikimedia Eesti vara õiguspärase kasutamise ja organite tegevuse üle teostab kontrolli revisjonikomisjon, kuhu kuuluvad vähemalt kaks selleks otstarbeks üldkoosolekul määratud füüsilisest isikust liiget, kes ei kuulu ühingu juhatusse. Revisjonikomisjoni liikmetel on vaba ligipääs kõigile rahandusdokumentidele.
  5. Wikimedia Eesti raamatupidamist korraldatakse vastavalt rahvusvahelisele ja riiklikule seadusandlusele, raamatupidamise heale tavale ning ühingu raamatupidamise sise-eeskirjale.

8. Aruandlus[muuda]

  1. Grantide, toetuste ja muu rahastusega seotud aruandlus peab valmima rahastusnõuetes sätestatud tähtaegadeks ja formaatides.
  2. Grantide, toetuste ja muu rahastusega seotud aruandluse kinnitab Wikimedia Eesti juhatus vastavasisulise otsusega.
  3. Wikimedia Eesti eelmise majandusaasta aruande visand peab olema hiljemalt valmis järgmise majandusaasta veebruari lõpuks.
  4. Revisjonikomisjonile tuleb anda vähemalt kaks nädalat majandusaasta aruande visandi läbivaatamiseks enne selle esitamist ühingu üldkoosolekule kinnitamiseks.
  5. Majandusaasta aruande kinnitab mittetulundusühingu üldkoosolek enne vastavat seaduses ettenähtud tähtaega.


Kinnitatud MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 21. jaanuaril 2014.