Wikimedia Eesti personalistrateegia

Wikimedia Eesti personalistrateegia võeti ühehäälselt vastu MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 17. septembril 2013. Strateegia hõlmab mitmeid personalitöö poliitikaid, selle koostamisel olid aluseks teiste Wikimedia haruorganisatsioonide, Eesti mittetulundusühenduste ja ettevõtete vastavad dokumendid, Eesti tööseadustik ning Wikimedia Foundationi mõnede allüksuste (eelkõige Grant Acquisition Committee ja Funds Dissemination Committee) reeglid, nõuded ja soovitused.

Üldpõhimõtted

Wikimedia Eesti personalistrateegia lähtub Wikimedia Eesti missioonist, visioonist ja põhikirjalistest eesmärkidest ning toetab Wikimedia Eesti strateegiat.

Personalivaldkonna strateegilised eesmärgid:

1. kaasata Wikimedia Eesti tegevusse kvalifitseeritud, arenemisvõimelisi ja püsivaid töötajaid;
2. kujundada Wikimedia Eestis ühtne, töötajate osalemist ja arengut toetav organisatsioonikultuur;
3. toetada palgapoliitika kaudu tööjõu efektiivset kasutamist.

Personalipoliitika lähtealused:

1. Palgaliste töötajate võimeid ja oskusi tuleb kasutada nii, et vabatahtliku (sh juhatuse) töö tulemus oleks võimaluste piires maksimaalne.
2. Personalijuhtimise vahendid ja poliitikad peavad toetama tööjõu efektiivset kasutamist.

Personalivaldkonna juhtimine:

Wikimedia Eesti töötab välja ühtsed poliitikad, mis peavad kindlustama inimeste juhtimise ühtsetel alustel, selge, läbipaistva ja põhjendatud töökorralduse:

1. valiku- ja värbamispoliitika
2. koolituspoliitika
3. tööalase hindamise poliitika
4. palgapoliitika

Ühtsete personalipoliitikate rakendamisel konkreetsetes funktsioonides arvestatakse konkreetse ametikoha ja sellega seotud tööülesannete eripära.

Töötajatele annab igapäevaseid töökorraldusi üks juhatuse liige, kelle juhatus enda seast valib. Korralduste andmisel peab ta lähtuma juhatuse otsustest.

Kõik personalipoliitika ja töökorraldusega seotud poliitikad jms reeglistikud peavad olema kinnitatud juhatuse otsusega.

Valiku- ja värbamispoliitika

Töökohtade loomine ja töötajate otsing

1. Wikimedia Eesti vajadused peavad olema selgelt määratletud enne uute töötajate värbamist või palkamist. Arvestama peab nii jooksvaid kui ka tulevasi vajadusi.
2. Enne otsustamist palgalise ametikoha loomise kasuks tuleb kaaluda, kas samu funktsioone poleks võimalik ja praktiline täita vabatahtlikuga.
3. Töökoha loomisel kaalutakse eri lepinguvorme ja töövorme, valides vastavalt Eesti seadustele, tööülesannetele, töö kestusele ja muudele asjaoludele.
4. Tähtajalised töölepingud sõlmitakse vastavalt vajadusele ja Eesti seadustele.
5. Vakantseid ametikohti võidakse täita avaliku konkursi korras, suunatud pakkumistega või muul konkreetsel juhul optimaalsel viisil.
6. Avaliku konkursi korral võetakse töökuulutuse levikanalite valikul konkreetse ametikoha vajadusi, sihtgruppi ja tehtavaid kulutusi.

Töökonkursid ja töötajate valik

1. Wikimedia Eestis koheldakse kõiki töölesoovijaid võrdselt. Kedagi ei diskrimineerita sooliste, vanuseliste ega rahvuslike tunnuste alusel.
2. Tööintervjuul peab kandidaat andma kirjaliku nõusoleku oma isikuandmete edastamiseks USA sihtasutusele Wikimedia Foundation, kus kontrollitakse kandidaadi sobivust USA terrorismi ja rahapesu vastaste seaduste alusel. Andmeid käideldakse vastavalt USA andmekaitseseadustele ning Wikimedia Foundationi reeglitele.
3. Sobivate töötajate valiku aluseks on kandidaadi vastavus konkreetsel ametikohal nõutavatele hoiakutele, oskustele ja kogemustele.
4. Nõutavad oskused on kirjalikult fikseeritud ametikohtade kaupa.
5. Töötajad peavad valdama nende ametikohal olulisi keeli. Üldjuhul peavad kõik töötajad valdama eesti keelt, vastavalt vajadusele (välissuhtlus, rahvusvaheline aruandlus) võivad olla kohustuslikud ka inglise ja vene keel.
6. Oluliseks kriteeriumiks töötajate valikul on inimese töössesuhtumine.
7. Palkamisel ei ole Wikimedia Eesti liikmetel muid eeliseid kui nende oskused, kogemused ja teadmised, mis võivad konkreetsel ametikohal kasulikud olla.
8. Kandidaatide valiku sisendiks on kandidaadi avaldus, elulookirjeldus ja muud olulised dokumendid, samuti proovitöö ja tööintervjuu. Proovitöö ja tööintervjuu hindamisel lähtutakse eelnevalt kehtestatud hindamisreeglitest, mis on ühe konkursi piires samad kõigi kandidaatide jaoks.
9. Kandidaatide valiku ühest kandideerimisvoorust järgmisse otsustab juhatus, arvestades võimaluse ja vajaduse korral konsultantide soovitustega. Esmase hindamise korraldab töökorralduse eest vastutav juhatuseliige.
10. Kandidaatide lõplik valik otsustatakse Wikimedia Eesti juhatuses hääletusega, kus igal juhatuseliikmel on üks, teistega võrdne hääl.
11. Töökonkursil kõrvale jäänud kandidaatide protestid lahendatakse vastavalt Eesti seadustele.
12. Töötajate värbamise ja valikuga seotud kulutused kannab Wikimedia Eesti vastavalt Eesti seadustele, MTÜ eelarvele ja juhatuse otsustele.

Töölepingute sõlmimine ja töökohavahetus

1. Uue töötajaga lepib töö alustamise konkreetsetes tingimustes (nt esimene tööpäev) kokku töökorralduse eest vastutav juhatuseliige vastavalt juhatuse otsustele. Tema valmistab ette ka töölepingu.
2. Töölepingutele jt töösuhetega seotud dokumentidele kirjutab alla juhatuse liige, kes vastutab igapäevase töökorralduse eest, lähtudes juhatuse otsustest ning teavitades sellest eelnevalt kõiki teisi juhatuseliikmeid.
3. Töötaja siirdumine ühelt Wikimedia Eesti töökohalt teisele toimub vastastikusel kokkuleppel ja Wikimedia Eesti juhatuse otsuse alusel.
4. Töösuhte lõpetamine toimub juhatuse otsuse alusel vastavalt Eesti seadustele, töötajaga sõlmitud lepingule ning konkreetsele olukorrale.

Koolituspoliitika

1. Wikimedia Eesti kindlustab töötajale koolituse, mis on vajalik töötamiseks konkreetsel ametikohal. Koolitamisel arvestatakse nii töötaja kui ka MTÜ vajaduste ja võimalustega.
2. Tööalane väljaõpe toimub kindlate, konkreetsetele ametikohtadele ettenähtud koolitusprogrammide alusel ja peab kindlustama töötajad oskuste ja teadmistega, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks konkreetsel ametikohal.
3. Täiendõpet planeeritakse, lähtudes muutustest tööülesannetes või töökorralduses ja tööalase hindamise tulemustest. Täiendõpe peab kindlustama töötajate professionaalsete oskuste arengu, lähtudes Wikimedia Eesti esitatavate nõuete muutumisest. Konkreetsete ametite täiendõppe suunad fikseeritakse vastavate ametikohtade koolitusprogrammides.
4. Tööalase väljaõppe ja täiendkoolituse kulud tasub Wikimedia Eesti.
5. Koolitus toimub kinnitatud eelarve kohaselt koolitusplaani alusel.
6. Töö tegemiseks vajalike teadmiste olemasolu ja professionaalse arengu eest vastutab töötaja ise; Wikimedia Eesti loob koolituse pakkumise kaudu töötajale võimaluse tema professionaalseks ja isiklikuks arenguks.
7. Sisseelamiskoolituse eest uue inimese tööletulekul vastutab sama juhatuseliige, kes tegeleb igapäevase töökorraldusega. Vajaduse korral koostab ta selleks plaani, kus on kirjas ka kõik olulised dokumendid, millega uus töötaja peab tutvuma.

Tööalase hindamise poliitika

1. Tööalane hindamine peab kindlustama võimaluse süstemaatiliselt hinnata Wikimedia Eesti inimressurssi, planeerida selle arendamist MTÜ kui terviku ja iga töötaja tasandil ning toetada inimeste seotuse tugevnemist Wikimedia Eestiga.
2. Tööalane hindamine toimub kõigil ametikohtadel sarnase metoodika ja protseduuride alusel. Selleks kasutatakse arenguvestlusi.
3. Tööalast hindamist ja arenguvestlusi korraldab Wikimedia Eesti juhatuseliige, kelle juhatus enda seast valib. Hindamise tulemused ja intervjuud protokollitakse.
4. Arenguvestluste tulemused esitatakse Wikimedia Eesti juhatusele.
5. Kui uus töötaja on võetud tööle katseajaga, korraldab töökorralduse eest vastutav juhatuseliige nädal enne katseaja lõppu töötajaga tulemusvestluse, kus arutatakse seniseid töötulemusi, töö jätkamist pärast katseaega, võimalikke ja vajalikke muudatusi töökorralduses, koolitusküsimusi ning mõlema osapoole edasisi ootusi. Tulemusvestlusel võivad osaleda ka teised juhatuseliikmed, vastutav juhatuseliige koostab vestluse protokolli.

Palgapoliitika

1. Palgapoliitika peab kindlustama Wikimedia Eesti vajaliku kvalifikatsiooniga ja püsiva personaliga, motiveerima arengut, olema tasakaalustatud ja tagama kontrolli kulude üle.
2. Palgakorralduse aluseks on tööde jaotamine kategooriatesse lähtuvalt tööde keerukuse astmest, töö tegemiseks vajalikust koolitusest, nõutavast kvalifikatsioonist ja ametikohaga kaasnevast vastutuse määrast.
3. Palgatasemete määramisel järgitakse olukorda kolmandas sektoris ja kohaliku palgaturu taset, arvestades töö koormuse, eeldatava asukoha ja tööturu olukorraga. Vajaduse ja võimaluse korral võetakse arvesse ka tööalase hindamise tulemusi.
4. Palga ja maksudega seotud jooksvad küsimused lahendavad töökorralduse eest vastutav juhatuseliige ja Wikimedia Eesti lepinguline raamatupidaja.

Kinnitatud MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 17. septembril 2013.

Lisa 1

Terrorismi ja rahapesu tõkestamise nõuded

1. Kõik Wikimedia Eesti töötajad, grandisaajad, stipendiaadid ja kulutuste katmist taotlevad füüsilised ja juriidilised isikud peavad andma Wikimedia Eestile piisavad andmed, võimaldamaks kontrollida, et nad ei tegele illegaalse tegevuse või terrorismi finantseerimisega. Raha saamiseks peavad nad andma eelnevalt aegsasti loa, et nende andmed võiks edastada kontrollimiseks Wikimedia Foundationile.
2. Vähendamaks raha väärkasutuse ohtu, maksab Wikimedia Eesti grandiraha välja vaid kulude katmise korras (erandid on lubatud juhatuse otsusega kirjaliku põhjendatud taotluse alusel). Kui grandiraha maksti välja enne kulutusi, peab rahasaaja esitama täielikud kuludokumendid kogu grandi ulatuses tõestuseks, et kulutused vastasid Wikimedia Eesti ja Wikimedia Foundationi reeglitele. Kõik kulutused, mis neile nõuetele ei vasta, jäävad kompenseerimata või peab grandisaaja saadud raha nõuetevastaste kulutuste ulatuses tagastama.