Wikimedia Eesti kulude hüvitamise kord

Mittetulundusühing Wikimedia Eesti kulude hüvitamise kord

Eesmärk

Kulude hüvitamise korra kehtestamise eesmärk on mittetulundusühingus ühetaoliste ja selgete suuniste paika panemine, mille alusel kompenseeritakse ühingu liikme, juhatuse liikme, vabatahtliku või palgalise töötaja kulutusi, mis on tehtud ühingu huvides ja otseses seoses Mittetulundusühing Wikimedia Eesti halduse, tegevuste ja projektidega.

Üldpõhimõtted

Kulude hüvitamisele kehtivad ühtsed reeglid sõltumata sellest, kas see puudutab ühingu liikmeid, juhatuse liikmeid, vabatahtlikke või palgalisi töötajaid.

Lepinguliste tööde korral võivad kulud olla arvestatud lepingutasu sisse.

Kulud hüvitatakse mõistlikus ulatuses, tuginedes projektide või tegevuste eelarvetele ja juhatuse liikmete või tegevjuhi heakskiidule.

Hüvitatavate kulude eeltingimused

Kõik mittetulundusühingu liikme, juhatuse liikme, vabatahtliku või palgalise töötaja kulud, mille puhul taotletakse hüvitamist, peavad olema:

1. kulu tekkimisele eelnevalt juhatuse otsuse, juhatuse liikme nõusoleku, tegevjuhi nõusoleku või kinnitatud projekti- või tegevuseelarvega heaks kiidetud;
2. korrektselt dokumenteeritud, lähtudes Eesti Vabariigi seadusandlusest, mittetulundusühingu raamatupidamise sise-eeskirjast ja kuludokumentide vormistamise eeskirjast;
3. mõistlikud, st. kooskõlas mittetulundusühingu eesmärkide, tegevuste ja projektidega ning vastava kauba või teenuse kehtiva turuhinnaga;
4. materiaalse põhivara (st. eseme, mille väärtus ületab 700 eurot) soetamiseks peab olema eelnevalt vähemalt juhatuse või siis üldkoosoleku vastavasisuline otsus.

Hüvitatavate kulude liigid

Projektide või tegevuste otsesed kulud hüvitatakse lähtuvalt projekti või tegevuse eelarvest.

Kohalikud transpordikulud hüvitatakse sõidukulude hüvitamise eeskirjast lähtuvalt.

Reisikulud hüvitatakse mittetulundusühingu reisipoliitikale tuginedes.

Mittetulundusühingu halduskulud ja muud jooksvad kulud hüvitatakse kulu mõistlikkuse kriteeriumist lähtudes ratsionaalses ulatuses.

Hüvitamise taotlemine

Kulu hüvitamise taotlemiseks tuleb esitada mittetulundusühingu juhatusele või juhatuse liikmele kuludokumentide vormistamise eeskirja järgi vormistatud hüvitatava kulu aluseks olev algdokument.

Kulu hüvitamise taotlemisel tuleb vastav taotlus ja nõuetekohane algdokument esitada mittetulundusühingu juhatusele või juhatuse liikmele 30 kalendripäeva jooksul arvates kulu tekkimisest.

Koonddokumendi esitamisel pikeneb taotluse ja tarviliku dokumentatsiooni esitamise tähtaeg 60 kalendripäevale, kuid seda arvates esimese hüvitatava kulu tekkimisest.

Kulu hüvitamise taotlus peab olema kirjalik. Soovituslikult võiks kasutada vastavat taotlusvormi.

Mittetäielikud kulude hüvitustaotlused tagastatakse täiendamiseks taotlejale.

Kui kulude hüvitamise taotlus tagastatakse taotlejale täiendamise eesmärgil, siis tuleb see taasesitada täiendatud kujul 30 kalendripäeva jooksul taotluse tagastamisest arvates.

Kulude hüvitamise taotluste läbivaatamine

Kulude hüvitamise taotlused vaatab läbi mittetulundusühingu tegevjuht, kes aitab vajadusel neid ka vormistada. Vajadusel asendab tegevjuhti juhatuse liige.

Kulude hüvitamiste taotluste puhul kontrollitakse:

1. et tehtud kulutused oleksid heaks kiidetud ja vastavuses vastavate eelarvete või otsustega;
2. et kulude hüvitamise taotlusele lisatud algdokumendid oleksid kuludokumentide vormistamise eeskirjast lähtuvalt korrektselt varustatud tarvilike andmetega;
3. et summa, mille hüvitamist taotletakse, oleks vastavuses esitatud kuludokumentidega ning see oleks summas mõistik.

Tegevjuht esitab juhatusele regulaarselt ülevaateid hüvitatud kuludest.

Kulude hüvitamine või mittehüvitamine

Kui hüvitamistaotluse sisu ja vorm vastavad kehtestatud tingimustele, siis edastab kontrolliv isik kulude algdokumendid raamatupidajale kulude raamatupidamislikuks kirjendamiseks ning korraldab 30 kalendripäeva jooksul kulu kandnud isikule kulude hüvitamise väljamakse.

Kui kulu ei ole hüvituskõlblik, siis korraldab hüvitustaotlust kontrolliv isik 30 kalendripäeva jooksul vastavasisulise teadaande edastamise kulu kandud isikule koos kirjaliku selgitusega kulu hüvituskõlbmatuse kohta.

Võetud vastu MTÜ Wikimedia Eesti juhatuse koosolekul 19. novembril 2013. Uuendatud juhatuse otsusega 16. augustil 2022.