Phabricatori töövoohalduse kasutamine

Kasutame oma vabatahtlike, töötajate jt tegevuse koordineerimiseks töövoohalduse süsteemi Phabricator.

Tegu on vaba tarkvaraga, mis on kohandatud töötama Wikimedia globaalses kasutajaruumis ja see tähendab, et:

Sisse saab logida Vikipeedia kasutajaga;
Seal haldavad oma tegemisi mh nt Rootsi harukontori inimesed ja kutsuvad üles ka teisi seda tegema (see võimaldab koostööd paremini organiseerida nagu ilmnes mh Põhjala kohtumise korraldamisel);
Seal hallatakse kogu Wikimedia tehnilise pargi küsimusi ja Phabricator on koostöös abivalmis viki-kolleegidega igatepidi laiendatav;
Juba mõnda aega on Phabricator tõlgitav ka eesti keelde;
Meie veebis promotakse meie Phabricatorist pärit valikut vabatahtlikele sobivaid tegevusi, et soovijad saaks käe külje panna (kood on siin) — ja see on hea.

Mida ma pean teadma?

Kõik tegevused peavad olema kajastatud Phabricatoris. Mida Phabricatoris kajastatud pole, see pole ametlikult Wikimedia Eesti tegevus. See on oluline, et me saaksime hajusorganisatsioonina a) teha liikmetega koostööd ja b) kaasata uusi huvilisi ning vabatahtlikke.

Tegevuste Phabricatorisse kandmise põhimõtted

Selleks, et töövoohaldus ei hakkaks töö voogamist takistama, püüame tegemisi sinna kirja panna võimalikult kasulikult nii endale kui teistele. Põhimõtted võib lühidalt kokku võtta nii (täpsemad lahtikirjutused ja juhendid konkreetsete vormide/väljade täitmiseks leiab allpool):

Kõik tegemised peavad olema leitavad WMEE alt a) kas otse WMEE tegevustena (ingl k task) või WMEE tegevuste alamtegevustena (ingl k subtask) või alamtegevuste alamtegevustena jne. See tähendab, et tegevusel on küljes WMEE silt või on ta mõne tegevuse alamtegevus, millel on WMEE silt.
Kui tegevus on väga spetsiifiline, siis võib WMEE peamise töödetahvli ehk workboardi müravabaduse nimel paigutada/sildistada selle mõnda alamprojekti (ingl k subproject), kuid täita tuleb eelmises punktis nimetatud põhimõtet. Erandiks on alamprojekt/silt "Pikk plaan", mille alla võib paigutada ideed ja seisma jäänud tegevused, mis on vajalikud, aga milleks nähtavas tulevikus ressurssi pole.
Kui tegevus on piisavalt geneeriline ega vaja elluviimiseks hulganisti siseinfot vm erioskusi või vajab erioskusi, mida meie kollektiivis parajasti võtta pole, siis võiks selle ühtlasi sildistada sobivaks vabatahtlikule, st märkida tegevusele lisaks WMEE või alamprojekti sildile ka sildi "Vabatahtlikule" ning nihutada ta vabatahtlike tööde tahvlil vastavalt oma hinnangule lahtrisse "Väike panus", "Pisut pühendumist" või "Kangelaslik ettevõtmine".
Kui tundub vajalik luua uus alamprojekt, siis räägi see enne teistega läbi ja otsustage üheskoos, kas seda on mõtet luua (liigne killustatus muudab töövoo jälgimatuks). Ühtlasi pane tähele, et alamprojektid on meie geneerilise projektiruumi WMEE-gen alamprojektid ja mitte vahetult WMEE töödetahvi alamprojektid.
Tegevusele märgitakse teine inimene täitjaks, kui see on omavahel kokku lepitud. Erandiks on, kui juhatus märgib tegevusele täitjaks mõne MTÜ töötaja. Kui keegi on märkinud kellegi tegevusele täitjaks ilma kokkuleppeta, siis häda ja viletsus märkijale!
Tegevuste täitjad uuendavad tegevuste staatusi, kui tegevuses on edenemist. Kui tegevuse formaalne staatus ei ole muutunud, aga tegevuses on edenemist, siis märgitakse muutus tegevuse kommentaarina. Võib kasutada ka mugavat kastikeste/linnukeste meetodit. Kui tegevus on lõppenud, siis märgib täitja tegevuse lõppenuks. Tegevuste täitjad vaatavad oma täidetavate tegevuste staatused üle hiljemalt nädalakoosolekuks ning tagavad, et ühtegi tegevust ei jää laokile.

Kui järgime neid lihtsaid põhimõtteid, siis on Phabricatorist kasu meile omavahelisele koostööle, see võimaldab meil kaasata vabatahtlikke väljast kui ka vaadata tagasi meie tegevuste ajaloole.

Kuidas kasutada?

Meie Phabricatori töövoohalduse peamine leht on:

WMEE

Selle lehe vasakus servas on valik "Tööülesande loomine" ja mistahes uue tegevuse või tegevuse idee algatamisel tasub see seda menüüvalikut vajutades Phabricatorisse teistele infoks või tagasisidestamiseks sisestada. Sisestatud tegevusi nihutame me valikute vahel "Nädala jooksul", "Sel kuul", "Järgmisel kuul", "Järgmine 3 kuud" ja "Sel aastal". Seda teeme mh üheskoos kolmapäeval õhtuti kl 20 toimuval nädalakoosolekul, kui muul ajal mahti pole.

Sisestamisel küsitavad andmed

Kui need väljad on tegevusel märgitud, siis pole muud kui "Loo uus tegevus" (ingl k create new task). Pärast esialgse tegevuse kirjeldamist ja salvestamist on võimalik seda veel muuta, sj märkida tähtaegu, lisada silte, luua alamtegevusi, määrata tegevuse ärategemise eest tugrikuid (ingl k story points) jmt.

Pealkiri

Pealkiri (ingl k title) — see võiks olla võimalikult kokkuvõtlik, aga märkima ära olulised detailid ning olema samas kolmandatele isikutele mõistetav. Kuna meie tegemiste nimekiri on avalik ja jääb avalikuks ka pärast tegevuste lõppu, siis teatud tasakaalukus ja soliidsus on kasuks. Ka näidatakse pealkirja järgi meie tegevuste nimekirjast teatud hulka vabatahtlikele ja neid sirvivad MTÜ liikmed, juhatuse liikmed jm huvilised. Austa huvitatud silmapaare ja tee neile asjast arusaamine võimalikult lihtsaks. Pealkiri võib olla nii eesti kui inglise kui mistahes muus vajalikus keeles vastavalt sellele, kes on selle oodatavad lugejad, nt rahvusvaheliste koostööprojektide puhul on ingliskeelsed pealkirjas soovitavad, aga pealkirjadest võib ka viljelda lakoonilist mitmekeelsust.

Täitja

Täitja (ingl k assigned to) — kui on teada, kes peaks ülesande enda peale võtma, siis võib sinna kohe sisestada selle oletatava täitja kasutajanime. Ära unusta, et peale ühingu ametlike töötajate ja juhatuse liikmete pole keegi üldiselt kohustatud ühtegi ülesannet enda peale võtma muul põhjusel kui omaenese vabast tahtest. Inimene võib ka keelduda ja selle võimalusega tasub arvestada. Kui keegi võtab sinu pakutud ülesande enda õlule, siis selle eest on pigem tark meeldivalt üllatunud olla ning tänada kui vastupidise pärast pahandada. Täitja võib ajaga muutuda või ka üldse ära kaduda. Kui täitjat pole teada, siis ei pea teda ka märkima.

Kirjeldus

Kirjeldus (ingl k description) — siin kirjelda võimalikult struktureeritult ja hoomatavalt, mida võimalikult huvilised ja täitjad selle tegevuse kohta teadma peaks. Võimalik on ka tegevustele luua alamtegevusi (ingl k subtask) ja see tähendab, et selles kirjelduses peavad olema kirjas põhiasjad, edasiarendused võivad olla juba järgmiste ülesannete kujul ja see kirjeldus ei peaks olema essee. Ka ei peaks kasutama tegevuse juurde tehtavaid märkuste välju juhuslikeks aruteludeks, sest selleks on meil jututoad. Töövoohaldusest peaks saama siiski pigem olulise info ilma segavate asjaoludeta. Kirjelduses saab kasutada Remarkup-formaati ja seal saab viidata teisi tegevusi (lihtsalt märgi selle kood koos alguses oleva T-tähega sõnast "tegevus" elik task).

Alamtegevused

Tegevusi on mõistlik jagada alamtegevusteks, sest nii on võimalik nende edenemist jälgida, st nende seisundeid saab määratleda vastavalt edenemisele, määrata vastutajaks eri isikuid jne. Mõni tegevus võib niimoodi kesta kasvõi terve aasta ja sisaldada alamtegevustena asju, mida selle jaoks aasta jooksul teha on vaja. Väga mahukad tegevused võib vormistada tegevuste ja alamtegevuste asemel ka eraldi projektidena, aga WMEE puhul on sellised suured projektid pigem erandlikud.

Alamtegevuse loomiseks vali tegevuse avamise järel menüüst paremal servas Edit related tasks —> Create subtask. Alamtegevustele on omakorda võimalik luua alamtegevusi. Tegevuse alamtegevusi ja nende edenemist markeeritakse tegevuse kirjelduse järel ülevaatlikkuse tagamiseks automaatselt tegevustegraafi kujul (ingl k task graph).

Alternatiivina alamtegevustele on võimalik kirjelduses kasutada ka kastikesi ja linnukesi, st elementi ingliskeelse nimega checkbox. See on mugav, kui tegevuste alamtegevuste tegemine näib liiast, enamik alamtegevusi on plaanipärased ja ettearvatavad ning neid teeb üks ja sama täitja. Kastikese tegemiseks tuleb sisestada kirjeldusse kandilised sulud `[ ]` ja linnukese tegemiseks tegevuse täitmise järel tuleb muuta tegevuse kirjeldust ning panna kandiliste sulgude vahele vahele teha tärn `[*]`.

Isikuandmed

Kirjelduses ei peaks linkima faile, mis sisaldavad isikuandmeid ja ideaalis peaks ka Phabricatoris endas eelistama pseudonüümide kasutamist, et mitte tulevikus GDPR-i vm andmekaitse keerukustega piike murdma ei peaks asuma. Kirjeldusest ei saa rangelt võttes mitte midagi eemdaldada, sj saladusi — need jäävad näha toimetamise ajaloos nagu Vikipeedia artiklitegi puhul. Koosolekute protokollide puhul oleme rakendanud ideed, et valitud funktsionärid ehk juhatuse liikmed esinevad oma nimega või vähemalt ei peida seda, aga töötajatel ja vabatahtlikel on kui mitte olevikku, siis vähemalt tulevikku silmas pidades õigus täielikule privaatusesele. Ehk töötajate ja vabatahtlike nimesid me peaks unustamise õiguse efemeersust silmas pidades protokollides markeerima viisil "Töötaja nr 1" või kommunikatsioonijuht vmt ja "Vabatahtlik A" vmt jne.

Sildid

Sildid (ingl k tags) — ilma sildita tegevust ei tohi olla, sest siis tegevus läheb kaduma. Ideaalis on tegevusel vähemalt silt "WMEE" ja alates 14. märtsist 2020 on meie Phabricatoris võimalik ka märkida ühte tegevust korraga mitmesse projekti. Mõni tegevus ilmselt kuulub mitmesse projekti korraga loomu poolest, seega võib tal olla ka teisi silte peale "WMEE", aga selleks võib olla ka see põhjus, et seda tegevust võib pidada sobivaks vabatahtlikele ning seetõttu on seal ühtlasi silt "Vabatahtlikule". Vabatahtlikele sobivad tegevused tuleks ka kirjeldada nii, et ülesanne on asjassepühendamatule ilma kaelamurdvate pingutusteta arusaadav. Põhimõtteliselt võib jätta mõne tegevuse ilma "WMEE" sildita, kui see on märgitud mõne "WMEE" tegevuse alamtegevuseks (vt eelmine punkt) ja see tegevus ise pole nii oluline või laialdaselt huvitav, et seda WMEE alla märkida. Alamtegevuste kohta on iseloomulik näide nt ülal viidatud Põhjala kohtumise epopöa või särkide trükkimise saaga.

Tellijad

Tellijad (ingl k subscribers) on need isikud, kellest võib arvata, et see tegevus pakub neile huvi või nad peaks sellega kursis olema. Sellele väljale võib inimesi märkida üpris julgelt, sest see ei kohusta millekski muuks kui võib-olla millalgi tegevusele pilgu viskamiseks.

Tegevuse elutsükkel

Igaks juhuks kõige olulisem kõigepealt. Iga tegevuse eesmärk on saada tehtud või kõrvale jäetud, kui selle tegemine pole vajalik, võimalik vmt. Ehk siis tegevuse ideaaliks on jõuda oma elutsüklis seisundist Alustatud (ingl k open) seisundisse Lõpetatud (ingl k resolved). Sellel teel võib tegevus sattuda veel Hangunud (ingl k stalled) olekusse, aga selle võib kuulutada ka Vigaseks (ingl k invalid) või sellest mõne hästi põhjendatud argumendiga Keelduda (ingl k decline). Kui sul on alust arvata, et mõni neist olekutest on see, kuhu tegevus on liikunud, siis tasub seisund märkida ära ka Phabricatoris.

Oma tegevuste edenemist on tark märkida lühidalt tegevuse kommentaarina ka siis, kui sellega ei kaasne seisundi muutust, nt kui on tehtud osa tegevusest või oodatakse tagasisidet mingis tegevuse faasis.

Iseäranis on seisundi märkimine Lõpetatuks oluline, kui mõni tegevus saab tehtud, sest muidu on tegevuste tahvel täis juba tehtud tegevusi segamini nendega, mis on veel tegemata ja see tekitab ainult segadust, eriti neis, kes ei oska kohvipaksu pealt tegevuse tõenäolist seisundit lugeda. Seisundit saab muuta vajutades paremal üleval nuppu Muuda tegevust (ingl k edit task ), aga ka all servas on eraldi väli, kus saab valida enamikku seisundivahetusi jm muutusi (ingl k add action...), mida üks tegevus oma elu jooksul võib läbi teha.

Lisaks seisunditele seostatakse tegevusega ka prioriteeti ehk olulisuse määra.

Kui tegevus luua olukorras, kus sellele täitjat pole võtta (nt tegevus on idee või midagi vajalikku, aga milleks puudub aeg, raha või pädevus), siis on tegevuse vaikimisi tungivuse määraks otsib kohta (ingl k needs triage). Kui tegevus on väga pikalt selles olukorras, siis võib olla mõistlik see alamtegevusteks jagada, sellest üldse loobuda või vähemalt nihutada ametlikku uitmõtete ja unistuste projekti "Pikk plaan". Ülejäänud olulisuse määrad nagu Madalaim, Madal, Keskmine, Kõrge (ingl k vastavalt lowest, low, medium, high) on ilmselt arusaadavad ning neid võib julgesti kasutada. Valik Viivitamatult parandada! (ingl k unbreak now!) osutab tarkvaraarendusele, kus mingite muudatuste tõttu on läinud süsteem katki ja muudatused tuleks kas kiiresti tagasi võtta või siis nende poolt tekitatud jama lahendada.

Tundub, et tegevuste eest on võimalik anda ka eraldi auhindu ja neid hilisemaks ülevaatamiseks märgistada.

Nädalakoosolek

Nädalakoosolek on see koht, kus arutatakse, mis on toimunud möödunud nädala jooksul ja mis hakkab toimuma järgneva nädala jooksul. Nädalakoosolekule ilma Phabricatorisse märgitud tegevusteta pole üldiselt mõtet tulla, kui just peas ei idane midagi nii ebamäärast, et seda ei saa kirja panna. Iseäranis ühingu palgalised töötajad on saanud ülesandeks märkida Phabricatorisse kõik oma tegevused, mis on pikemad kui mõni tunnike ja mille vastu võib olla huvi liikmete või vabatahtlike seas. Kui mõni ühingu palgaline töötaja või funktsionär seletab mõnda oma plaani või ideed kas segaselt või juba mitmendat korda ilma reaalsete tegudeni jõudmata, siis on täiesti kohane paluda see Phabricatorisse kirja panna. Sellise palvega ei tee sa teenet mitte ainult endale, vaid ka teistele ühingu liikmetele, aga ilmselt ka sellele eksinud seletajale enesele.

Koosoleku tulemusel peaks saama tegevused suletud, loodud, nihutatud õigesse tööde tahvli õigesse lahtrisse, varustatud tähtaegadega, täitjatega, täpsustavate kirjelduste, alamtegevustega vmt jne. Koosoleku sihipärasuse eest kannab hoolt ühingu juhatuse liige personalijuhi ülesannetes, kelleks käesoleval hooajal on Nicolás.

Kui koosoleku käigus ei toimu Phabricatoris ühtegi muudatust, siis võib täiesti õigustatult järeldada, et möödunud nädala jooksul ei toimunud midagi ja tuleva nädala jooksul ei toimu midagi. Ehk sisuliselt võib eeldada poole kuu pikkust seisakut — ja seda me ei taha.

Seetõttu oleks kena igal liikmel ja vabatahtlikul korra kuus ikka mõni ülesanne enda peale võtta või kuidagi töödesse ja tegemistesse panustada. Töötajate ühe kohustusena on 2020. aasta seisuga ametijuhendis märgitud:

Tööülesannete ja nende täitmise üle arve pidamine juhatuse, vabatahtlike ja liikmete tarvis ühingu valitud haldusvahendi abil. Osalemine ühingu iganädalasel koosolekul eesmärgiga hoida end ja teisi toimuvaga kursis, võimaldada vabatahtlike osalust ühingu tegevustes ning anda ja saada regulaarset tagasisidet.

Meelespea

Kui sul on vaja meenutada, et mis on Phabricator ja milleks seda kasutatakse, siis järgnevad punktid on mõeldud just sinule:

Mida pole Phabricatoris, seda pole olemas! Phabricatoris on juhatuse, töötajate ja vabatahtlike kõik tegemised, mis võtavad aega rohkem kui tunnikese või mille lõpetamine ei ole võimalik ühe tööpäeva sees või mis potentsiaalselt pakuvad huvi ühingu töötajatele, ühingu, vabatahtlikele või avalikkusele.
Phabricatorisse kantud tööde seisund uueneb täitja vastutusel igaks nädalakoosolekuks. Kui millalgi nädala jooksul jääb midagi uuendamata, edenemine või tagasilöök märkimata vmt, siis see on mõistetav ja vabandatav, aga nädalakoosolek on hetk, mil Phabricatoris on kogu info värske ja ajakohane.
Phabricator ei ole arutelukeskkond. Selle eesmärk on dokumenteerida projekte, töid ja tegemisi ning teha nende algatamine, edenemine ja saatus jälgitavaks kõigile, kes soovivad. Eelistatud stiil Phabricatori täitmisel on selge, ülevaatlik ja lakooniline. Arutelud käivad pigem Slackis vm kanalites, juhuslikke kommentaare peaks Phabricatoris võimaluse korral vältima ning eelistama otsesuhtlust tööülesande vastutajaga vmt.
…

Vaata ka

Välislingid