Elektroonilise koosoleku korraldus

Elektrooniline koosolek on elektroonlilises kanalis toimuv koosolek, kus arutatakse ja otsustatakse ühingu liikmete osalusel ja päevakorra alusel ühinguga seotud küsimusi, sj toimuvad nii avalikud kui salajased hääletused.

Esimene selline koosolek on plaanitud juunisse 2020 ja see toimub Wikimedia Meet videokonverentsi vahendi abil ning täiendava tarkvara toel salajaste hääletuste läbiviimiseks. Allolev on koosoleku korralduse mustand, mis täieneb kuni ametliku koosolekuteate väljasaatmiseni ning pisiasjades ehk ka hiljem.

Korralduse eelduseks on, et juuni algusest jõustuvad elektrooniliste võimaluste laiendamise sätted koosolekute korraldamisel ja otsuste vastuvõtmisel.

Osalemiseks on vaja

1. Internetti ühendatud arvutit, mis on soovitavalt:

• võimeline kandma mõlemas suunas üle videot (sõnavõtmisel ilmekam) ja/või audiot (kogu koosolek on audios kuulatav), sj peaks osaleja eelnevalt veenduma, et tema arvuti mikrofon ja kaamera tõepoolest töötavad brauseris Jitsi konverentsitarkvaraga;
• miinimumina piisab osalemisest tekstivestlusel ja ühise tekstitoimeti vahendusel, kus kuulutatakse hääletused välja ning antakse hääled;
• kõik on otse jälgitav protokollis, mis täieneb koosoleku toimumise käigus ja mille järgi saab kontrollida, et hääletustel osalemine jmt oli edukas.

2. Toimivat isiklikku e-posti aadressi:

• Sellega tõendatakse koosoleku alguses oma isik koosoleku juhatajale ja/või protokollijale. Tõendamiseks piisab, kui emb-kumb on veendunud, et elektroonilises kanalis suhtleb seesama isik, kellel on õigus ja kohustus koosolekul osaleda. Seega peaks oma töökorras e-posti aadressi kindlasti enne koosolekut ühingule teada andma.

Osalejad saavad oma e-posti aadressile osalemiseks vajaliku lingi video/audio/tekstivestlusele ja oma isikliku pseudonüümi kujul kibuvits723, millega saab hääletustel osalemisel ilma identiteeti paljastamata tõendada, et suhtleb just see, kes sai meilile koosoleku kutse. Seda pseudonüümi kasutatakse ka salajasel hääletusel. Kui salajasi hääletusi on mitu vooru, peaks ideaalis olema iga vooru jaoks eraldi pseudonüüm.

• ID-kaarti pole osalemiseks vaja muul juhul, kui see, kui koosoleku juhataja ja/või protokollija ei suuda veenduda, et koosoleku elektroonilises kanalis on seesama isik, kellel on õigus osaleda koosolekul.

3. Koosolekul reaalselt kohal olla:

• st osaleda diskussioonis, suhtluses koosoleku hõlbustaja-operaatori ja osalejatega;
• osaleda hääletustel ning olla valmis kohaloleku/kvoorumi kontrolliks enne suvalist hääletust.

Koosoleku korraldus

Koosoleku korralduse eest seisavad kolm "ametiisikut":

• Koosoleku juhataja, kes juhatab sisse päevakorrapunktid, annab ning võtab sõna, kuulutab välja ja lõppenuks hääletused -- ja teeb seda kõike videos
• Koosoleku protokollija, kes protokollib seda kõike nii, et protokolli valmimine on osalejatele jooksvalt jälgitav (ühtlasi hõlbustab see kaugosalemist)
• Koosoleku hõlbustaja-operaator, kes jälgib kõiki koosolekuga seotud elektroonilisi kanaleid ning võtab osalejatelt täiendavalt vastu sõnavõtusoove, eriarvamusi, päevakorramuudatusi ja edastab need juhatajale, mh aitab operaator ületada konarusi, mis tekivad elektroonilise kaugosaluse tõttu

Koosolek toimub tavalise üldkoosoleku vormis, sõnasaamisest antakse teada elektrooniliselt Jitsi vahenditega, sh kasutatatakse hõlbustaja-operaatori abi, kes tagab järjekorra pidamise ja lahendab kõik küsimused, pidades vajadusel nõu juhatajaga. Kui videos osalemine ei õnnestu, siis tagab hõlbustaja-operaator teksti teel osalemise ning kõik kantakse edasi koosoleku juhataja poolt.

Hääletused kuulutatakse välja videos, audios ja tekstivestluses ning nende algust rõhutatakse eriliselt, ka antakse hääletuse jaoks osalejatele aega, et nad saaks oma tehnilise vahendi kaudu veenduda, et mida nad hääletavad ja anda oma hääle soovitud valikule. Tüüpiliselt on vaja hääletuse lõpetamiseks anda vähemalt 5 minutit, vajadusel juhataja pikendab hääletuse aega.

Salajased hääletused

Salajased hääletused toimuvad Pythoni skripti poolt osalejate e-mailidele jagatud pseudonüümide alusel, millega märgitakse oma hääl sõltumatus kanalis, st mõnes ühingu kontrollile mitte alluvas avalikus tekstitoimetamiskeskkonnas nagu nt Google tabelid, Doodle, Etherpad või mõni Wiki. Häälte kokkulugemine on avalik ning hääletustulemuste korrektsuses saavad veenduda kõik soovijad. Salajaseks hääletuseks antakse aega vähemalt 10 minutit.

Salajasuse tagamise võtab enda peale pseudonüüme jagav lihtne Pythoni skript, mis käivitatakse häältelugemiskomisjoni poolt ning komisjon veendub, et keegi ei tea, kellele mis pseudonüüm jagati ja et skript jagas pseudonüümid kõigile osalejatele. Skripti töökorda kontrollitakse koosolekul enne hääletuse algust, nt tehakse selle abil läbi kohaloleku kontroll.

Tehnilised probleemid

Koosolek on disainitud nii, et põhikanal on Wikimedia Meet videoülekanne, kuid selle ärakukkumisel on võimalik koosolekul jätkuvalt osaleda jälgides koosolekut tekstis või jooksvalt uueneva protokolli abil. Kehva Interneti-ühenduse korral saab osaleja lülitada video välja ning kuulata ainult audiot. Videos esinemine sõnavõtmisel pole kohustuslik, ka pole kohustuslik osalemine audios, kuid elava häälega isiklik pöördumine on suurema selgitusjõuga tekstivestluses edastatud märkusest, mida ei pruugi kõik osalejad isegi korralikult lugeda. Hääletamine toimub tekstivestluses, salajane hääletamine eraldi ühist tekstisisestust võimaldavas keskkonnas.

Põhimõtteliselt piisab koosolekul osalemiseks protokolli ja tekstivestluse jälgimisest ning seal antud juhistele vastavalt reageerimisest. Salajaste hääletuste jaoks on vajalik veatult toimiv e-maili aadress ja ühise tekstisisestuse keskkonna kasutamist võimaldav tänapäevane veebibrauser.