2019.8: Töökorraldus, esindamine ja ülesanded septembriks (31. august 2019)

Juhatuse koosolek 31. august 2019 kl 10, Raekoja pl 16

Osalesid: Märt, Nicolás, Eva, Uku (parem hilja kui mitte kunagi)

Protokollis: Märt, Uku (täiendused)

Töökorraldus ja käsuliinid

• Tööülesanded on kõik nädala täpsusega Phabricatoris
  • Suuremad ülesanded on vormistatud ülema taseme ülesande ja selle alamülesannetena, ülema taseme ülesanne on WMEE workboardil
• Juhatus kohtub kord kuus enne uue kuu algust ja määrab tegevused järgmiseks kuuks Phabricatori taskidena (juhatus), seejärel jagatakse need kokkuleppel töötajatele alamtaskideks (personalijuht)
• WMEE projektide puhul määratakse alati Phabricatori taski vastutaja, enamasti töötaja (juhatus -> personalijuht -> töötajad)
  • Lisaks määratakse temaatiline vastutaja juhatusest või aktiivist, kes hoiab ülesandel täiendavalt silma peal ja vajadusel nõustab, ülesande eest vastutaval juhatuse liikmel ja personalijuhil on volitus anda töötajale juhiseid (juhatus)
  • Juhised projektide kohta töötajatele ja vastused küsimustele vormistatakse Phabricatoris (välja arvatud delikaaatsed isikuandmed jmt asjad)
• Töötajad panevad kõigi oma ülesannete edenemise igal nädalal Phabricatori taskidena kirja (kontrolli ja toetamise eest vastutab personalijuht)
• Phabricatoris on peamisel workboardil kõik ülevaatlikult olemas (korrastab Märt)
  • Nädalakoosoleku tulemusel postitatakse juhatusele nimekiri tehtud töödest Phabricatori taskide baasil (saab personalijuhi ülesandeks)

Organisatsiooni esindamine

• Rahvusbibliograafia (Märt või Nicolás, pigem Tartus)
• Autoriõiguse direktiivi implementeerimine (Eva ja Märt või keegi ISOCi alt, OKEE seisukoht teksti ja andmekaeve teemal)
  • Poola riigi kohtuasja toetamine (selle kohta taski ei tee)
• Uue kontakti loomisel või uue koostööprojekti alustamisel saadavad töötajad, juhatuse liikmed ja vabatahtlikud välissuhtluse kirjade Bcc: arhiiv@wikimedia.ee. Kui kirjavahetus jõuab esialgsele tulemusele (negatiivsele või positiviivsele), siis edastatakse kogu lõim arhiiv@wikimedia.ee.
• Miljon+ kohvijoomine? Eva
• Ursula ja Uku lähevad WMCEE-le Serbiasse ning ka selle eelüritusele.

Septembri ja oktoobri ülesanded

(See on esialgne mustand. Kohtume 2. või 3. septembril ja jaotame ülesanded täpselt.)

• Põhja Euroopa kohtumise ettevalmistus
  • Muuseumikoostöö projektijuht vastutab ruumid ja logistika ja korraldus (sh kõik tööd Phabricatoris kirjas hiljemalt 8. septembriks)
  • Vabatahtlike koordinaator toetab vabatahtlike leidmisega eri rollidesse ja teadetega osalejate (kuni 1 päev)
  • Juhatuse liikmed kaasvastutama eri ülesannete eest (kokkuleppel)
  • Esimesed asjad on tehtud juba enne 8. septembrit (sj ürituse registreerimisleht, ankeet)
• 24h kirjutamisüritus
  • Muuseumikoostöö projektijuht vastutab (sh kõik tööd Phabricatoris kirjas)
  • Vabatahtlike koordinaator teeb mida (1 päev)
• Vabatahtlike avaüritus
  • Vabatahtlike koordinaator teeb teavitustööd vabatahtlike ringides? OLE ROHKEM?
  • Aitab vabatahtlike tegevuste kirjeldemisel (kõik kokku 3 päeva)
• Muuseumikoostöö projektijuht paneb oma GLAM jmt tööd kirja Phabricatorisse
• Avaliku omandi päeva ettevalmistused
  • Septembris kontaktmeilid (Nicolás, vabatahtlike koordinaator, vt Phabricatori alamülesandeid)

Järgmised koosolekud

• Juhatuse koosolek strateegia täpsustamiseks ja aastaplaani 2020 koostamiseks (toimub 9ndaga algaval septembri nädalal)