2020.7.2: Juhatuse töökorrast ja rollidest käesolevate töövõtulepingute ning strateegiaarutelude plaanini augustis (15. juuli 2020)

Allikas: Wikimedia Eesti
Mine navigeerimisribale Mine otsikasti

Juhatuse koosolek 15. juulil 2020 Startup Hubis

  • Osalesid: Märt, Eva, Teele, Ursula ja Uku, üle võrgu osales Nicolás
  • Juhtis: Uku
  • Protokollis: Märt, Ursula
  • Päevakorra kavand: ringles Slackis
  • Algus ja lõpp: 17:31—19:36

Juhatuse koostöö reeglid[muuda]

Kuu aja eest algatatud arutelu jätkub...

Kokkulepe, et füüsiline koosolek toimub iga kuu kolmandal kolmapäeval, järgmine oleks nt 19. augustil, kui me ei asenda seda juhatuse strateegiapäevaga ja kasuta kolmapäevast aega selle eelaruteluks vmt.

Milline on Slacki juhatuse kanali kontrollimise kohustus juhatuse liikmetele? Kas iga kahe päeva tagant vähemalt? Kui ei saa kätte, siis e-mail, telefon või ukse taha. Täiendada juhatuse töökorda vastavalt, et oleks konkreetne ettepanek, antud täiendus oleks juhatuse töökorra punkti nr kuus, mis tagab otsuse vastuvõtjale protsessi, kuidas inimesi kätte saada.

Juhatuse rollid[muuda]

Juhatuse esimees, vastab ühingu eest meediale, kutsub kokku ja korraldab juhatuse koosolekuid. Kas on ka kaalukeel hääletustel? Kuna pole selge, kas see on meie otsustada või seadusest tulenev, siis jääb see osa rollist lahtiseks.

Märt teeb ettepaneku arutada enne läbi kõik rollid ja jagada neid alles seejärel, sh valida juhatuse esimeest siis, kui on selge rollide vastutuse jaotus.

Uku: koosolekute päevakordi ja punktide eest vastutavaid isikuid oleks vaja nädal enne koosolekut.

Raamatupidamisega tegelemine tähendab raamatupidajaga meili vahetamist. Evat seni väga ei sega.

Sisekommunikatsioon töötajatega käib läbi roteeruva personalijuhi.

Sisekommunikatsioon liikmetega käib läbi kommunikatsioonijuhi, vajadusel läbi juhatuse.

Dokumentide esitamise roll kuulub kellele? Dokumentide esitamise tähtajad? Juhatuse esimees?

Rollid tähtaegade eest vastutamisel[muuda]

Baasvastutus juhatuse esimehel, delegeeritud valdkondade kaupa:

  • WMF (aruandlus, küsimused jmt) - Nicolás
  • Sisedokumendid/riigiga suhtlus (juhatuse koosolekud, üldkoosolekud, maj aasta aruanded jmt) - Eva
  • Töötajad (puhkused, phabricator, töövõtulepingud) - Teele

Teele soovib liikmelisuse üle arvepidamise eest vastutada.

Vastutus eelarve täitmise eest[muuda]

Laekuri roll? Maksete kinnitamine ja eelarve koostamine?

Pakutakse Märdile, aga see keeldub, sest rollijaotus ühingus on veel tervikuna segane.

Teele palub võrdluseks vaadata enda pakutud rollide jaotuse ülevaadet, sest seal on suurem jagu arutatut juba kirjas.

Valdkondlikud jmt rollid[muuda]

Valdkondlikud rollid nagu GLAM, haridus, andmed, vabatahtlikud, kommunikatsioon, personal või projektide ülevaatajad juhatuse juures, kes toetavad nt personalijuhti? Kuidas need lahendada?

Uku soovitab personalijuhti toetavat sisulist konsultanti juhatusest iga projekti juurde, Märt küsib, kuidas see tekib ja kirja saab, kas läbi personalijuhi, kes selle kohustuslikus korras igale projektile määrab, Teele tunneb huvi, kuidas see Phabricatorisse märkida.

Teele: ootaks juhatuse liikmete ettepanekuid, st kommentaare või konkreetseid muudatusettepanekuid töökorra muutmiseks vastavalt sel ja eelmisel koosolekul räägitud seisukohtadele.

Muud küsimused[muuda]

Muuseumide projektijuht on pakkunud, et me võiks Läti Wikimedia kogukonna fiskaalsponsor olla.

Otsus: oleme nõus soovitud piires lätlaste raha liigutama, aga mitte üle 1000 euro.

Poolaasta aruanne[muuda]

Muuseumi- ja hariduskoostöö projektijuht tutvustas poolaasta aruande mustandit eelmisel nädalakoosolekul.

Program story puudu, Märt lubas elektroonilise üldkoosoleku teemal teha. Teeb ära ja täiendab vahearuannet nii, et aitaks võimalikult palju kaasa sügisesele aastagrandi taotlusele.

Märdi lubadus: kl 10-ks on parandatud poolaasta aruanne juhatuse chatis, kl 12 paneb Nicolás üles.

==

Augusti üritused, sh suvepäevad, sünnipäev[muuda]

Füüsilisi kokkusaamisi liikmetega ei saa teha kuni 15. septembrini. Juhatuse nn strateegiakoosolek on võimalik ja soovitav, kuupäev augustis vajab kokku leppimist, sünnipäevad jm tähtpäevad tuleb korraldada ilma kokku tulemata.

Muuseumiresidendi töövõtuleping[muuda]

Tööleping on uuendamata ja seda ei saa seetõttu sõlmida.

Töökohtade pikem strateegia[muuda]

Uku suhtles vastavalt kokkuleppele muuseumi- ja hariduse projektijuhiga, kes nõustus, et võiks varasemat, st 2017. aastal kasutatud mudelit ennistada, st GLAM, haridus vmt eraldi, sj igaüks 0,5 koormusega. Seda võiks teha võimalikult kiiresti ning kasutada selle sissejuhatuseks töövõtulepinguid, millest esimene on juba sõlmitud. Juhatus tegeleb töökohtade küsimusega edasi ja see saab osaks järgmise aasta plaanist.

Järgmine koosolek[muuda]

Kuigi korraline füüsiline koosolek peaks olema koosoleku otsuse järgi 19. augustil, siis asendab füüsilist koosolekut ilmselt juhatuse strateegiapäev, mille aja täpsustavad Uku ja Eva.